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財團法人高等教育評鑑中心基金會

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IEET境外認證遠距執行經驗分享

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  • 發布單位:高等教育評鑑中心
  • 編輯者:mitchell

文/張凈怡.IEET認證經理

新型冠狀病毒肺炎(COVID-19)自2020年年初爆發後,迅速蔓延到全球,為因應疫情,IEET內部早在20204月,就已著手討論年底的實地訪評該如何因應,尤其是境外認證的執行。經過多次的會議,並參考其他國際認證機構的作法,IEET20205月即決議國內的實地訪評照常進行,而境外的訪評則改採Zoom視訊會議方式,相關籌備作業也正式展開。本文將IEET首次執行遠距訪評的經驗分享各界,也將持續學習國內外經驗,以因應遠距工作時代的來臨。

制定「境外認證準則」

IEET參考了美國、馬來西亞、澳洲及愛爾蘭等認證機構討論因應疫情而調整認證執行的作法後,於20206月正式定稿「境外認證準則」,並函文各聯絡處轉知廣東3659個受認證專業及黑龍江934個受認證專業。準則中分為兩部分:

一、檢視「遠距教學」課程與實施成效

  1. 各專業須提供「遠距教學實施說明」於自評報告書中,供認證團檢視每門課從實體教學轉換為遠距教學的方式及成效。
  2. 各專業須提供實際操作環境課程的執行方式,如:畢業設計、產業實習、實驗實作課程、總整課程(Capstone Course)等,若因疫情影響實際操作,是以何種替代方式執行。
  3. 須提供評量學生的方式,因應疫情,是否有更多元方式。

二、遠距訪評執行方式

  1. 佐證文件全部電子化:受認證專業於繳交自評報告書時,即提供「所有」佐證文件的電子檔予IEET;訪評過程中的補件資料,亦須以電子檔方式於既定時間提供。
  2. 維持所有會談及訪視行程,僅取消宣讀時段:為維繫認證品質,實地訪評時程與各會談時段均照舊,惟取消「宣讀離校意見書」時段,改以IEET於認證團完成離校意見書後,以電子郵件方式發給受認證專業。
  3. 既有的簡報說明及訪視空間設備時段,改以預錄影片方式播放:為降低訪評過程中,因網路不穩而影響訪評進行的可能性,均要求受認證學校及專業預錄影片,並於訪評前提供給IEET,訪評過程中以共享畫面方式執行,之後再進行會談。
  4. 認證團須能接受此訪評方式,並維持團進團出原則:IEET明確告知受邀委員遠距訪評的執行方式及相關要求,若認證委員同意以此方法進行訪評,且無利益迴避關係,並能遵循團進團出原則,才可受邀參與。

遠距訪評準備工作開展

一、選定Zoom為遠距訪評工具

考量2020年疫情期間,國際視訊會議多以Zoom操作,IEET2019年年底起,對境外專業的培訓即透過Zoom進行,而IEET內部會議也以Zoom做為視訊會議的工具,因此在決定遠距訪評的工具時,Zoom即為首選。

二、以臺北仁愛福華大飯店作為遠距訪評場地

IEET在安排會議場地時,主要考量:⑴有足夠的「會談室」供各專業進行訪評行程;⑵有投影設備及麥克風的「會議室」,供同校所有認證團進行認證意見的討論及結果一致性的確認;⑶有「供餐服務」以掌握時間。恰巧因應疫情,部分飯店將客房調整為會議室形式出租,這樣的模式正好符合「會談室」的要求,而多數飯店也都備有「會議室」及「餐點服務」,因此IEET同仁即朝此方向與各飯店進行商談,最後敲定在臺北仁愛福華大飯店為主要訪評地點。

三、擬定「遠距訪評測試SOP」

為讓各受認證專業熟悉Zoom的操作方式,並及早規劃及準備遠距訪評的設備與場地等,IEET20207月擬定「遠距訪評測試SOP」,要求各受認證學校的校際聯絡人、專業負責人及操作設備的技術人員,於所規定的時間,在之後進行遠距訪評的會議室架設相關設備與IEET聯絡人一同進行測試,其後並依測試結果進行調整相關設備及設施。

20208月,IEET分別與黑龍江聯絡處及廣東聯絡處同仁先行就測試流程、遠距訪評行程準備與要求及釐清受認證學校所提問題等進行說明,讓聯絡處同仁更了解整體流程並能在第一時間回覆受認證學校之問題。

四、強化資訊軟硬體設備

  1. IEET統一提供電腦作為視訊設備:考量到各認證委員對Zoom操作的熟悉度不一,所使用的資訊設備品牌、配備也不一,因此IEET統一提供電腦作為視訊會議設備。
  2. 設置專線網路供視訊及存取資料用:IEET與中華電信及臺北福華大飯店合作,在會談室樓層設置專線網路供視訊及存取資料用,以確保遠距訪評順暢執行,維持訪評品質。
  3. 安排駐點工程師隨時支援:訪評期間,IEET將一間會談室定為「工作室」,並規劃駐點工程師專職資訊設備的管理與借用,並隨時支援及排除現場狀況。
  4. 善用雲端空間存取大量資料,再統一上傳至AMS,供認證團存取與檢閱。

五、招募並培訓協同人員

IEET一直以來希望能增進認證對外的能見度、強化大專校院學生對國際教育認證實務及相關核心能力之了解,並促進與國內外教育系所的交流以及儲備未來國內認證專業人才。因此透過此次遠距訪評,IEET擬定「工程及科技教育認證實習計畫」,主動洽詢臺北市立大學教育行政與評鑑研究所之合作意願,並規劃以下策略協助協同人員在最短的時間了解整體認證流程及熟悉Zoom操作:

  1. 指派師傅(Mentor)帶著學徒(Mentee)做中學:IEET指派會內同仁擔任師傅,並配合協同人員的班表,來分配各同仁所應指導的協同人員,同時於921日召集所有師傅說明其職責及於培訓會與訪評過程中須指導協同人員的內容。
  2. 舉辦「遠距訪評協同人員培訓會」:IEET在招募之初,即要求所有參與的協同人員必須出席「遠距訪評協同人員培訓會」,讓協同人員從實務面理解IEET認證、了解認證執行之相關工作,同時以分組方式,由導師們帶領各組協同人員實際操作Zoom
  3. 製作「遠距訪評執行說明」:IEET為每一位協同人員製作其須負責專業的「遠距訪評行程表_遠距訪評執行說明」,將遠距訪評行程及協同人員在各時段須完成之項目條列清楚,使其能遵循並據以執行。
  4. 各校遠距訪評前再次進行Zoom測試:IEET聯絡人於各校遠距訪評前,再次邀集協同該校的協同人員,於共同約定的時間登入Zoom進行測試,並就訪評相關細節進行說明,以確保各協同人員對Zoom操作的熟悉度及對訪評行程的掌握度。

六、建立多方溝通管道

為使各校獲得一致的認證資訊並依照既定的時程安排提供相關資料,IEET對學校的聯繫均以電子郵件為主,並有統一的程序及聯絡範例讓IEET聯絡人遵循。

因應遠距訪評,IEET額外增加與學校及協同人員的溝通管道,包括:⑴與受認證學校、專業及聯絡處聯絡人建立微信群組,傳遞即時訊息與溝通;及⑵與協同人員建立LINE群組,傳達訪評執行的重要訊息,並隨時掌握各團現場狀況。

遠距訪評執行回饋分析

為了解遠距訪評執行成效,IEET以線上問卷方式,並以1(非常不同意)~5(非常同意)分級距,分別蒐集總召及認證團之意見及回饋。IEET總計發放19份總召問卷及255份認證團問卷,分別回收18份總召及230份認證團意見,回收率各為95%及90%(如圖一)。

整體而言,總召與認證團普遍肯定遠距訪評的成效,每項問題都在4分(同意)之上,然畢竟實地訪評的面對面訪談仍有便利溝通及查證之優勢,認證團在「視訊設備的效能」、「電子佐證資料的查證」及「訪談工作的有效進行」上,仍期待能有更好的安排。

結語

IEET2020年底所執行的首次遠距實地訪評整體而言相當成功,雖說過程中由於雙邊資訊系統及電腦設備問題稍許影響訪評的順暢,但仍算圓滿完成,且也獲得受認證專業及認證團支持。為期2021年底的境外認證能建構在2020年的經驗上更順利進行,IEET將再全面檢視各項規劃及執行面,尤其是強化雙邊資訊系統的穩定及人員操作上的熟悉度,以期遠距訪評認證能更加達到實地訪評的目的。

IEET為會員的國際協定,如華盛頓協定等,近期皆密集討論遠距訪評及遠距會員審查的議題,也將於2021年6月對相關辦法進行表決。IEET除將汲取國際同儕經驗外,也將遵循國際協定的要求調整執行方式,相信不久的未來,IEET可以與各界分享更成熟更具成效的遠距訪評執行措施與經驗。

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  • p45-48 IEET境外認證遠距執行經驗分享 pdf
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